De KNVvL is in 1907 als vereniging opgericht en heeft in haar lange bestaan al enkele organisatorische veranderingen ondergaan. Deze veranderingen waren noodzakelijk om de vereniging aan te passen aan de tijdgeest en de dynamische omgeving waarin zij acteert.

Begin 2015 heeft het bestuur door het instellen van de werkgroep ‘Organisatiestructuur KNVvL’ de opdracht gegeven de huidige structuur te beoordelen. Doel is het formuleren van verbetervoorstellen voor de huidige inrichting waardoor de KNVvL als vereniging effectiever en slagvaardiger zou moeten worden. De werkgroep bestond uit KNVvL-leden uit de diverse organen en afdelingen zodat een gebalanceerd advies kon worden opgesteld.

Onder leiding van Frans Huizenga, een expert op het gebied van organisatiestructuren voor landelijke opererende verenigingen, zijn we aan de slag gegaan met de volgende opdracht:
“formuleren van voorstellen tot verbeteringen van de organisatorische inrichting van de verschillende verenigingsorganen, hun taakstelling en de bedrijfsvoering-cycli waarbinnen deze organen moeten functioneren.”

Met de werkgroep hebben wij getracht gestructureerd door de complexe materie van onze vereniging heen te worstelen. Initieel in het zadel gezet door Frans Huizenga, later als gelegenheidsexperts vanuit onze verschillende achtergronden en onze gezamenlijke ervaringen binnen de vereniging.

De belangrijkste bevinding die we als werkgroep hebben vastgesteld is de spanning tussen de organisatie zoals die is beschreven in de statuten en de organisatie zoals die beleefd wordt door de afdelingen. Wat de statuten omschrijven is een eenheidsorganisatie zoals beschreven door Frans Huizenga.

Eenheidsorganisatie

Een eenheidsorganisatie is een zelfstandige vereniging met daarin geïntegreerde afdelingen waarbij deze afdelingen geen zelfstandige organen zijn. Essentieel onderdeel van deze organisatie is de professionele ondersteuning door een verenigingsbureau onder eenhoofdige leiding van de directeur. Theoretisch zorgt deze structuur voor het optimaliseren van de output richting civiele autoriteiten door het bundelen van de krachten op de gezamenlijke dossiers. De praktijk is echter dat veel van de huidige, met de tijd gegroeide structuren, werkwijzen en procedures niet in lijn zijn gebracht met datgene wat in de statuten is beschreven. Dit is volgens ons de hoofdreden voor de spanningen en het onbegrip binnen de vereniging.

De werkgroep is van mening dat de keuze voor de eenheidsorganisatie nog steeds de beste keuze is voor het creëren van de maximale beïnvloeding van onze omgeving. Iets waarvan we dagelijks zien dat dit essentieel is voor het kunnen blijven beoefenen van onze luchtsporten. De discrepantie tussen enerzijds de organisatiekeuze en anderzijds de structuur, cultuur en procedures moet daarom primair worden opgelost door het aanpassen van deze laatste elementen.

Verbetervoorstellen

Concreet hebben we op basis van onze bevindingen zes verbetervoorstellen geformuleerd:

  1. Volg een helder strategisch proces binnen de KNVvL;
  2. Volg een helder proces voor het opstellen van beleid binnen de KNVvL;
  3. Herijk taken en bevoegdheden van de diverse organen en koppel deze aan het strategische proces en aan het beleidsproces;
  4. Koppel de vergadercyclus van de diverse organen aan het strategisch proces
  5. Herzie de wijze van aansluiten van organisaties bij de KNVvL;
  6. Wees expliciet over de scheiding van de centrale en decentrale verantwoordelijkheden.

Procedures zijn gemakkelijk aan te passen maar er dient voldoende tijd te worden genomen om ook de cultuur mee te laten veranderen. Daarom hebben we als werkgroep geadviseerd voldoende tijd voor het implementeren van de voorgestelde verbeteringen te nemen. Versnellen van de implementatie zal in onze ogen leiden tot verdringingseffecten, onzorgvuldigheid en weerstand waarmee de vernieuwingen niet tot het gewenste resultaat zullen leiden.

Vertrouwen achterban

Met het opleveren van ons rapport eind 2015 is onze taak als Werkgroep Organisatiestructuur KNVvL formeel tot een einde gekomen. Inmiddels heeft het bestuur besloten de aanbevelingen uit ons rapport verder uit te gaan werken zodat deze kunnen worden geïmplementeerd. Onder leiding van het bestuur, ter zijde gestaan door een deel van onze werkgroep, wordt momenteel gewerkt aan de uitwerking van de plannen met als insteek in 2016 de eerste verbeteringen te implementeren.

De werkgroep is overtuigd dat na het implementeren van de aanbevelingen de KNVvL de noodzakelijke ‘update’ heeft gehad om weer effectief en met vertrouwen van de achterban haar taken effectief in te vullen.

Namens de werkgroep,

Harold Boekholt

Voorzitter werkgroep Organisatiestructuur KNVvL